会议召开时,清晰地传达给与会者会议的目的,会议的背景材料和议程安排及制定了一个既显示又有创意的策略。但是会议结束后,没有人再提起过这个决策和策略。每个人都在做他们之前一直在做的事情,他们的工作重心并没有因为会议而发生任何变化。那么究竟还需要做什么事情呢?还需要一份关于会议沟通和行动计划表。
根据会议期间在活动挂图或白板上记录的要点以及会议记录员所做的笔记,可以针对会上所发生的事情写一份详细的书面材料,其内容越详细越好,详细到让那些即便是没有出席会议的人在看过这份材料之后也能知道会上发生了什么事情。该计划包括:
与会者。
会议目标。
所讨论的重要议题。
所作出的重大决策。
下一步措施或者行动计划。
下次会议或者后续会议的时间安排。
对与会者表示感谢。
对于具体类型的会议,沟通和行动计划需要再包括一些更加具体的内容。比如,对于一个以解决问题为目的的沟通和行动计划来说,它还应该包括一些更为具体的信息:
对问题的界定。
分析方法。
所讨论的可供选择的方案。
决策标准。
所作决策。
什么时候由谁来负责会后的跟进工作。
预期达到的结果。