年度会议开得成功与否关键在于会后跟进工作做得好坏与否。而高质量的会后跟进工作恰恰是最容易被忽视的一个环节。所以说，若要会议取得真正意义上的成功，唯一的也是最重要的一件事情就是积极做好会后跟进工作。结束了但却没有沟通和行动计划的会议是出了会议室就会失去生命力的会议。因为毕竟，问题的关键并不在于会议本身，而是经过会上讨论所要进一步采取的行动。确保会后跟进工作的成功
你如何做才能保证会后跟进工作取得成功？首先，要通过电子邮件或是备忘录的形式与所有与会者或利益相关者保持沟通，其内容不但要包括对会议的总结，而且还要包括接下来所要采取的关键措施（不是让你写会议纪要，因为几乎不会有人愿意去看这个）。然后，找时间与那些对会议有些不满的与会者谈一谈。知道你很在乎他们的感受，他们会非常感激。最后，确保向所有与会者提供完成他们各自会后任务所需的资源。最重要的一点是要采取行动，要一鼓作气，不要茫然。按照会上所作的决策采取行动，保持大家昂扬的斗志。
建议：只有把沟通和行动计划看做是一种责任、一种义务，或是一份契约时，它们才更有可能被付诸实践。
制定沟通和行动计划。沟通和行动计划既可以给会议画上一个圆满的句号，又可以让大家有一种成就感。同时，它还可以提醒所有利益相关者哪些是重要决策，并可以确保所有人都获得了同样的信息。沟通和行动计划应该包括三方面因素，即什么、谁和什么时候：
会上作出了哪些具体决策，产生了什么结果，以及会后应该完成什么样的任务？
由谁来负责执行这些任务？那些在会上主动要求承担具体任务的与会者将很有可能顺利地完成这些任务
什么时候完成这些任务？让与会者更加客观、理性地看待他们所主动要求承担的任务并制订一个较为现实的工作计划，因为只有这样才能保证他们真正完成这些任务。
沟通和行动计划中应该包括哪些内容？根据会议期间在活动挂图或白板上记录的要点以及你或会议记录员所做的笔记，你可以针对会上所发生的事情写一份详细的书面材料，其内容越详细越好，详细到让那些即便是没有出席会议的人在看过这份材料之后也能知道会上发生了什么事情。该计划包括：
1、与会者。
2、会议目标。
3、所讨论的重要议题。
4、所作出的重大决策。
5、下一步措施或者行动计划。
6、下次会议或者后续会议的时间安排。
7、对与会者表示感谢。
对于具体类型的会议，沟通和行动计划需要再包括一些更加具体的内容。比如，对于一个以解决问题为目的的沟通和行动计划来说，它还应该包括一些更为具体的信息：
1、对问题的界定。
2、分析方法。
3、所讨论的可供选择的方案。
4、决策标准。
5、所作决策。
6、什么时候由谁来负责会后的跟进工作。
7、预期达到的结果。
把该沟通与行动计划表格发给所有利益相关者，保证他们人手一份。对该沟通和行动计划作一些必要的调整，然后将它以后续会议记录的形式发给所有与会者。同样也要把它发给那些虽然没有出席会议，但却应该知道会议内容的人。
倾听不满的声音。不要忘记在会后和那些似乎对会议的结果表示不满的人进行非正式的交流。
对会议进行评价。最后我再问一个关键问题：你如何才能知道你的会议开得是否真正富有成效？通过其结果来判断。你实现会议目标了吗？应该出席会议的人都出席了吗？大多数人都参与讨论了吗？与会者之间配合得好吗？大家对会议作出正面评价了吗？如果绝大多数的问题回答是“是”，那么这个会议开的确实富有成效。
【专题】 如何有效地组织管理评审/年度会议
