一切都必须围绕会议的目的进行
在开始筹备会议时，首先要尽可能具体地明确会议的目的：会议是要让大家献计献策，还是要向大家说明情况；是要征求大家的意见，还是要解决问题；是要确定具体行动方案，还是要明确各自的角色和所应承担的职责。或许，你的会议目的不止一个。一旦你明确了会议的目的，你就等于是明确了目标方向。一个明确而清晰的目的和目标会引导你安排接下来的会议日程。
会议是关于什么的？
为了能够让与会者彼此之间看得见、听得清，你就要对会议桌进行精心的安排，这有助于促进相互之间的积极对话。因此，无论是对于以解决问题为目的的会议还是以作决策为目的的会议来说，都要对会议桌进行精心的安排，这无关系可以使会议开得更加富有成效。如果你想弱化上下级观念，那么你最好采用圆形会议桌或是U形会议桌；如果你想特意强调公司的上下等级关系，那么你就采用长方形会议桌，让上司坐在长方形会议桌正位的一端。除非是大型会议或者纯粹就是一个说明会议，否则尽量不要选择类似礼堂的地方开会。
要在会前把所有需要的设备安排好，而且要提前进行调试。对于任何一种需要互动的会议，你都需要准备一个活动挂图和一块白板，用来记录大家的想法和解决问题的办法；你还需要用投影仪来进行演示；需要一个扬声器，这样就可以把那些通过电话来收听会议内容的人也包括进来。
建议：为了避免在紧要关头出差错或者造成尴尬局面，一定要确保会场万无一失，而且一定要提前检查所有仪器和设备。
【专题】 如何有效地组织管理评审/年度会议
