ISO认证过的企业都有感觉，要拿证书需要先搞一堆文件。认证审核组到了现场也是依据文件来检查公司的工作的。这说明，ISO标准是要求企业建立一套文件化的制度的。
经营公司的老板，想要规范一件事情时，总是会想到要出台一个规定，一个制度，一个文件。出台了文件以后，由于日后的经营烦事一多，就不太会想到这个文件重不重要了。过了一段时间以后，事异时迁，文件还是那个文件，早就没人会去看它一眼了。这种事情发生得多了以后。企业的制度体系就显得空白无物，管理松散。
所以ISO9001在刚进入国内时，曾经受到过企业界的热捧。很多企业主很需要有个体系的框架来建立内部管理制度。到现在，仍然有不少企业主坚持认为。ISO9001是目前最实用的文件化体系。至少，它有利于督促员工努力工作，保证质量工作平稳，预防大的事故发生。
以笔者的培训辅导经验，有些文件，可以以应付认证为主。比如说质量手册和程序文件汇编。可以完全按标准条款来编写，审核老师也希望你这么编写，他们审核起来方便一些。
有些文件，还是可以结合ISO要求，按企业实际运行来编写，比如说：顾客投诉处理流程、项目管理流程、工艺管理制度、不良品处理规范、关键设备操作指南、特殊工序作业指导书、产品流转单等文件表单。好的文件，可以预防工作疏漏，指导员工，有利于建立内部自我改善机制。
如果总经理在公开场合说，ISO认证是没有用的。文件的价值可能就一下子消失了。所以，请高层领导首先要重视公司文件化体系。有些是可以应付的，内部管理不能也是应付，是实实在在要做好的事情。
文件需要周期性的评审，防止它不合时宜。最好是安排在每年的年度结算期，比如说内审（很多企业搞不起来）、年度会议前的各部门总结等时机。大家认为文件不合理就修订它，如果觉得合理就要执行它。
如果高层重视认证（其实这没多花几个钱），那么审核组也可以在领导的支持下严格审核，审核完了以第三方的身份向企业提出一些改进意见。所以，ISO认证是可以用来帮助企业维持好文件化的制度的。
办公室主任每年要做一件事，就是把公司的文件管理清单请老总过目，由最高领导来决定公司整个文件架构。
