一旦你确定了年度会议的目的和与会者、确定了年度会议的时间和地点、分配了任务和职责、制订了议程表之后，你还应该怎么做才能确保会议是富有成效的呢？
把会议的议程安排表达清楚。包括会议的目的、会议所要达到的目标、会议意欲产生的结果和讨论每一个议题所用的时间。
建议：如果你能够提前把与会议有关的所有信息都传递给与会者，那么你就可以让他们对将要讨论的议题有所了解，这样一来，就能避免在会上作一些无谓的解释，就可以直接进入信息的讨论阶段，进而更加有效地利用会上的时间。
提供背景材料。如果与会者需要一些背景材料，那你就要提前收集一些相关的文献或者数据，并把它们分发给与会者。这样做会对你有很大的帮助，因为这样可以使所有与会者都处在同一起跑线上。对于一个团队而言，这样会更加有利于团队达成一致意见，或者可以为所作出的决策提供更加可靠的依据。
你可以提前向与会者了解一下他们的观点和他们的目标，通过这种方式来提高他们会前准备的概率。如果你对他们的观点表示出极大兴趣的话，他们可能会准备得更加充分。
不要忘记向上级领导汇报。务必要向那些不能出席会议，但却对会议的结果有着浓厚兴趣的领导和其他上级领导简单叙述一下有关会议的大致情况。有必要的话，可以把会议议程表和其他背景材料提供给他们一份。
【专题】 如何有效地组织管理评审/年度会议
