对于一些现状流程的瓶颈问题，则需要采用问题分析法来解决，问题分析法的特点是能够彻底找出问题的根本原因，设计有效的解决方案。问题分析法的主要方式是针对问题与困难，运用IPO（问题分析法）的观念，分成I投人（INPUT ），P 作业（PROCESS ）及O产出（OUTPUT ）三方面来协助思考：
一、投人作业活动（INPUT ）：I活动会造成P 活动哪些问题？
二、作业活动（PROCESS）：P活动本身有哪些问题与困难？
三、产出作业活动（OUTPUT）：O活动会向P 活动抱怨哪些问题？
每个流程或活动都不是凭空而生的，它必须有输人和输出，即每个步骤（process）都有其投人（input）与产出（output）的活动。IPO 改善的机会矩阵，描绘了依序I（投人）、P（本作业）、O（产出）排列，通过IPO（问题分析法） 的前后关连与影响，来找出所有作业活动（P）的问题。
通过此方法同可以考虑流程之间的界面，也可以推广到组织的层次，侧口组织有上游供应商和下游客户，就可以从IPO（问题分析法）的视角来看。因此可以审视组织（P）有哪些问题是由上游（I ）所造成的？和上游（I ）所面临的主要问题是什么？和下游客户（O ）面临的问题是什么？组织（P）是否造成下游客户（O）问题？
IPO（问题分析法） 矩阵是问题思考的系统思维，它强调了不拘泥在部门立场的观点，而能够广泛的以组织、或以流程的观点来看待问题，如此可以较轻易的分别问题种类，由此采取不同的优化方式。有一些问题是由I 所造成的，因此无法在P 来解决问题，最多只能做到治标。有一些间题是I和P 之间的不流畅所造成，或是介面不协调，因此基于比较I 、P 的问题可以找出解决之道。有一些问题是在P 的执行中的问题，只要直接解决便可以了。以同样的方式也需要检视P 、O 之间的问题，以及P 所造成O 的间题。我们常可看到一些组织本身好像没有问题，但却造成了下游客户极大的困扰，就是因为IPO（问题分析法）的分析还不够彻底，没有找到属于IPO（问题分析法） 的根本性问题和原因。
IPO（问题分析法）它主要可分为四个流程活动：
1、确定活动是什么？
2、确定问题是什么？
3、确定问题存在的原因？
4、确定解决的方案？
