采购流程优化的目的是：满足申请人的要求，控制成本，确保质量、服务与交货期符合公司的各项规定，提高采购作业效率并确保绿色健康的采购。
采购流程的优化可遵循“三个四”，即“四分开”、“四个要素”与“四大手法”。
一、采购流程的“四分开”
流程的优化首先要确保采购流程的“四分开”（separation of duty,SOD），即四个相关职责的不相容性。
采购流程的四分开：1.申请人2.采购人3.收货人4.收货人。
采购的四个相关职责由一人去完成，工作量与工作难度会加大，可能降低采购作业的效率。同时所有四个职责由一人去完成，也容易失去监控，滋生腐败。
最好的做法是四个相关职责完全分离，如果做不到，至少要确保四个相关职责不能都有一人来完成。同时，要验证履行四个相关职责的人不具有直接的利益相关性，不构成利益同盟。
二、采购流程的四个要素
接下来检查当前的采购流程是否具备四个要素，即事情、人、时间与标准。
但凡有流程，通常都确定了“事情与人”，但可能未明确“时间与标准”。在这种情况下，立即在流程中增加“时间与标准”。
三、流程优化的四大手法
流程优化有四大手法，即ECRS。
E Eliminate 取消
C Combine 合并
R Re-Organize 重拍
S Simplify 简化
四大手法在应用上是依次排序进行的，即首先考虑能否取消流程中的某些事情？如果不能取消，接下来考虑是否能与其他事情合并，即把两个以上的过程或步骤合二为一？如果不能合并，在考虑是否可以重新排列，之前是串联的方式，能不能改为并联（即同步进行）减少过程或步骤之间的等待？如果不能重排，最后在考虑是否可以简化，即化繁为简。
应用四大手法对每个过程的每个步骤进行思考与判断，最终就可以减少用更少的步骤去完成采购作业，更少的步骤也就意味着更少的时间。步骤少了，时间少了，采购作业的效率就提高了。
