流程文件是管理流程的载体，文档管理是记录工作轨迹、描述工作思想、奠定工作基础的载体，文档可形成具有法定效用的信息记录，是组织在管理过程中留下的痕迹。文档管理工作是价值链的基础与保障部分。文档管理的好，有利于公司的知识与技能的共享与积累、有利于管理者意志的高效传递、有利于提升组织管理效率。文档管理建设必须以提升效率为前提（分类、流程设计、标准设计、lT 化），而不是为了管理而管理、复杂化工作，文档管理设计的首要原则是使管理者着精力聚焦在增值业务，降低组织管理内耗。
优秀的文档管理应具有规范性、一致性、完备性、及时性的特征。所谓规范性指文档应建立统一表述方式，比如一个制度表述制度必须包含目的、范围、责任关系、内容、纪录、附件几个单元。如果缺乏这些定义，我们会看到一个五花八门的制度表述，混乱的表示会使得组织内部法律法规的权威性受到质疑。一致性指管理文档的内容一致性。比如组织约束一件事件，如果很多文件都谈一个问题、都各自规范某个问题的标准、都从自己角度描述管理行为，而没有一个统一规定，会导致执行者无所适从；文档的完备性，从管理角度而言，文档需要建立可以追溯的机制，比如一个文档的更新的历史、新老文件的交替等。及时性是文档管理最关键内容，就是当组织中的事件发生变更时，文档也要做实时更新。
通常组织文档管理工作定位在流程管理部门，流程管理部门应对公司的各类文档进行统一管理和分类规范，如：什么是规范、什么是规定、什么是操作指导、什么是流程、什么是函件等，文档属性定义不清晰，很容易产生管理的混淆和语言系统的混乱，也会表现在无法去界定什么样的事件要用流程去描述、什么样的事件要用规定或者通知来描述等矛盾。
针对这些问题，首先需要确定流程文件在管理过程中的位置及其属性。通常我们认为流程文件是对组织业务这条高速公路路径的描述，而规定与规范是相当于高速公路的行驶规则，比如红灯停、绿灯行。操作指导类文档类似指导一个司机操作汽车行驶在高速公路。组织通知、函件之类文档类似于行驶过程面对到的罚单、临时路障等短暂的事件界定。组织也可能会存在一些表示公司重大经营策略等内容的战略文件，可以理解为组织的“宪法”，这类文件是组织文件中最核心的内容，可以单列为一种文档类型进行强化管理。
