究竟是什么占据了我们的时间？这是一个经常令人困惑的问题。著名管理学家科维提出了一个时间管理的理论，把工作按照重要和紧急两个不同的程度进行了划分，基本上可以分为四个象限：既紧急又重要（如人事危机、客户投诉、即将到期的任务、财务危机等）、重要但不紧急（如建立人际关系、新的机会、人员培训、制定防范措施等）、紧急但不重要（如电话铃声、不速之客、行政检查、主管部门会议等）、既不紧急也不重要（如客套的闲谈、无聊的信件、个人的爱好等）。
这四个象限构成重要性/紧迫性坐标网络：
象限一― 紧迫而且重要
在这个象限内的工作通常就是紧迫的，必须迅速加以解决，如临时抢修任务、上级突击检查等。为了维持你的热情、成长和你在公司里的地位，你每天都要做这些事。要是不做，公司的生产就会受影响（同时受影响的还有你的个人生活和家庭生活）。可是，任务又非常重要，因而可能要冒一定风险，而且时间又不是很充裕。在该象限内工作，压力是很大的，因此应当搭配一些象限四的工作加以调节。
象限二― 重要但不紧迫
能有成效利用时间的管理人大多工作于这个象限，它很重要但是不紧迫，所以能投人充分的注意力。这一部分至关重要，这是你的目标所在。一周5 次的营销计划要写在这一栏。这些事情都不必马上去做，但是他们对你的成功非常重要。把你的目标列在这里，如果可能，每天都在这些事情上投人一定的时间。做第二象限事情的人通常都是前瞻的。前瞻并不仅仅指采取主动性，它意味着作为人类的一员，我们要对自己的生活负责。我们的行为是我们的决定起作用的结果，并不是客观条件起作用的结果。我们能使感情从属于价值观，我们有使事情发生的主动性和责任感。
象限三― 紧迫但不重要
第三象限的事情是紧迫但不重要的。这一栏的事情是许多人都碰到的。由于每天都得应对生活中发生的事，人们通常先做紧迫的事情再做重要的事情。这样生活的人很可能会很被动。花费很多的时间在一些不重要的工作上，仅仅为了满足其他人紧迫的要求。压力是很大的，这种任务几乎没有什么保证，得不到别人的关注，就算是有，也是微乎其微。被动的人对一些情况和事件总是作出习惯性的像机器人般的反应。例如，当电话铃响时，被动的人会不假思索地去接电话。他这样做就是让打电话的人控制了他正在做的事情。别忘了，如果事情很重要，他们会再打回来或者留言；让你的留声机留言也未尝不可；当你待会儿有空的时候再回电话也不迟。
象限四― 不重要也不紧迫
工作中往往有一些琐碎而无价值的事，通常是一些不重要的任务或工作，而且报偿低。它消磨你的精力和时间，因此让你不能处理更为重要且是当务之急的工作。琐碎无价值的工作可能是将文件归档、清理办公桌抽屉、日常文书工作或者没有紧迫任务时任何人都可以做的那种工作。这里是一条出逃的路径，当遇到活计难啃的时候，可以到这里躲一躲。虽然舒舒服服，可是毫无成效，对达到目标毫无贡献。
