ISO9001质量管理体系、ISO14001环境管理体系、OHSAS18001职业健康安全管理体系都有专门的大条款描述文件管理的要求。在体系总要求这里，均要求公司建立“文件化”的体系。可见，文件管理是企业管理中很重要的一部分。
大型企业、国营企业等类型的公司，管理相对规范，一般会设文档管理岗位、档案室。大多数公司没有专职管理文档的，大多是兼职。兼职的人员，事情一多，就会耽误文件管理的工作。而且即使耽误了，一下子也看不出会出现什么大问题。有些公司没有将文件集中管理，而是分散由各部门或各岗位各自管理。这些的管理，成本是低了，但容易出现差错。笔者没有说，必须要设专人管理文件；只是说，文件管理很重要，希望公司领导重视。
如果一个企业的文件不定期审查，会造成哪些结果呢：1）原有的文件不符合实际，实际发生了一些变化，而文件没有相应修订，结果是要用的时候对不上了。时间一长，大家觉得文件没啥用，就都不去看文件了。文件一大堆，却都是“过气”的制度。2）文件陆陆续续地新发布、修订，文件数量逐渐增加，同一件事情，可能会与很多文件有关，有时，这些文件内容还有些不协调。也就是说，文件内容可以合并优化，拆分重组，可是没有人肯花精力去做这件事。3）长期无效或低效的文件，占领了整个文件清单。新员工上岗前学习一看，晕了。
文件审查的目的，是为了：1）文件持续有效，有用，符合实际；2）文件规定的要求是否到位，该有的内容是否都有了，能否充分体现领导意图；3）文件编号、归类和管理职责分配，是否是恰当的，看上去清爽，查起来方便，授权恰当。当然，文件审查还可以有更多目的，比如是否符合ISO标准文件要求。
什么时候组织文件审查比较合适呢？一般的企业会放在年终前或新的一年开始时，也就是企业清算的季度。有些企业会放在生产淡季。笔者建议，文件审查放在内审前或内审时进行，是不错的选择。理由如下：１）内审员为了完成内审任务，本身就需要对文件进行阅读了解，以理解被检查对象的“工作要求”；２）内审程序，一般会有文审的安排，具体详见ISO１９０１１质量和环境管理体系审核指南；３）内审员是受过培训和精心挑选的精英，由内审员分担文件审查活动，更容易将这繁重的事情做掉；４）内审工作是一个系统的严密的工作，领导重视，形式正规。将文件审查放在内审时做，更为方便、有效。
