对“职业健康安全管理体系要求”的理解与审核提示（4.4.4文件）
理解要点：
（1）文件化的作用是：
1）描述组织的职业健康安全方针和目标；
2）描述职业健康安全管理体系核心要素及其相互作用，明确策划、运行、检查和改进的具体要求；
3）描述组织的职业健康安全管理体系的范围；
4）提供查询相关文件的途径。
（2）文件的形式由组织根据具体情况决定，可以是书面形式、电子版文件及其他形式。
（3）标准没有提出文件的编制要求，通常采用的文件层次可以有：
1）手册。虽然标准未明确要求编写管理手册，实际上用手册来描述核心要素及其相互作用、描述职业健康安全管理体系范围是一种很好的满足标准要求的方法。
2）程序。这是标准要求必须制定的，在标准中明确要求建立程序的有12个要素：
4.3.1、4.3.2、4.4.2、4.4.3、4.4.5、4.4.6、4.4.7、4.5.1、4.5.2、4.5.3、4.5.4、4.5.5 。
3）作业文件。组织为确保对与其职业健康安全风险管理相关的过程进行有效的策划、运行和控制所需的文件（如管理制度、操作规程、作业指导书），包括记录。
（4）制订和建立文件时应考虑：
1）文件的充分性，即建立职业健康安全管理体系所需的文件应满足组织的使用要求；
2）文件的有效性，即按照文件的实施和运行应能够实现职业健康安全管理体系的绩效；
3）在保证文件充分性和有效性的前提下，应使文件最少。如果是整合型的体系，在满足职业健康安全管理体系同时还满足质量管理体系和（或）环境管理体系标准要求的情况下，可以将文件整合为一，这也是体现满足文件最少的一个方面。
审核提示：
（1）本条款主要在初次审核的第一阶段进行文件审核时要重点关注文件的充分性和完整性。二阶段及监视审核主要评价文件的可操作性及适宜性。
（2）关注体系范围描述是否合理。
（3）对于组织结合实际需要确定的用于确保有效策划、运行和控制职业健康安全风险有关的过程文件和记录也要关注，并结合具体的可接受风险的控制情况评价文件的适应性。
（4）要关注职业健康安全管理体系文件与组织的其他安全管理体系文件的关系，是否有重复或不一致。在满足要求的情况下如何做到文件数量最少化。
