对“职业健康安全管理体系要求”的理解与审核提示（4.4.5文件控制）
理解要点：
（1）本条款的目的是对所有包含组织体系运行和绩效的关键信息（文件和资料），进行识别和控制。
（2）文件控制的范围是与职业健康安全管理体系有关的任何文件。通常可分为：
1）组织内部与职业健康安全管理体系有关的文件；
2）来自于组织外部的与职业健康安全管理体系有关的文件（如适用的法律法规、安全健康标准等）；
3）证实符合要求并可实现追溯的记录。记录是一种特殊类型的文件，在填写前按文件与相关程序一并控制，作为记录填写后，按标准中4.5.4要求进行控制。
（3）组织应建立、实施并保持程序，对所有职业健康安全管理体系运行和活动的文件予以控制，控制的要求有七个方面：
1）所有相关文件在发布前要进行审批，批准权限按组织的职责规定，目的是确保文件的适宜性和充分性。
2）所有职业健康安全管理体系文件可通过文件标题、文件编号及其标识实现易于识别、易于查询的目的。如对文件进行编号，这样可实现对文件的快速查找。
3）文件在实施中可能会由于各种情况发生变化（如法律法规发生变化，组织的生产过程、设备、技术改造、人员的需求、标准换版等情况），这时有必要对文件进行评审。组织应按自己规定的周期对文件进行评审，此条款强调文件不是一成不变的，需要进行动态控制，确保文件的适宜性。
4）通过对文件的评审确认其状态：是继续有效，还是需要修订（对修订后的文件由授权人员确认其是否适宜），还是不适用。当经过评审决定要对文件进行修改时按相关规定进行，标明更改和修订状态，并经过重新审批后再发布实施。
5）确定文件的发放范围，确保对职业健康安全有效运行具有重要作用的岗位能得到现行文件有效的版本。如管理人员应掌握有效版本的手册、程序文件，作业人员应有岗位操作规程，对体系、安全生产进行检查人员应掌握检查标准等。
6）及时将失效作废的文件（如失效的法律法规和标准、换版之前的文件等）从发放和使用场所撤回，也可采取其他措施（如标识、换版通知等形式），以防止作废文件的非预期使用、误用。对根据法律法规的要求，或者出于保存相关信息的需要而需留存的档案性文件和资料应作出标识，如已作废的旧版手册和程序文件等可加盖“作废存档”标识。
7）对与职业健康安全有关的外来文件要加以识别，可通过建立登记台帐，进行编号和加盖受控章、确定发放范围、登记发放情况加以控制。
审核提示：
本条款不仅要在主控部门审核，而且要在各部门结合对其他活动的审核来审核和评价其文件控制情况。
