文件管理控制程序
1.目的
对与整合管理体系运行有关的所有文件进行控制，确保各有关场所使用的文件为有效版本。
2.适用范围
适用于对公司整合管理体系有关的文件的控制。
3 职责
3.1公司办公室为本程序的归口管理部门。
3.2总经理负责管理手册批准,管理者代表负责程序文件批准。
3.3公司技术负责人负责作业技术文件的审批。
3.4各部门负责职能范围内文件的起草和初审。
4.工作程序
4.1文件的分类
4.1.1文件分为二类：
a)管理性文件：管理手册、程序文件、规章制度、工作标准、管理方案；
b)技术性文件：工程质量计划、作业指导书、施工方案、设计图样、采购文件；
4.1.2文件状态分受控文件、非受控文件和作废文件。受控文件在封面加盖“受控”章并注明分发号，作废文件在文件封面应加盖“作废”章。
4.1.3如存在文件合订本或汇编，上述标识应加盖于具体文件的封面上。
4.1.4公司通过编制“现行有效文件控制清单”对受控文件进行控制。
4.2 文件的编写
4.2.1管理手册由管理者代表组织相关人员进行编写。
4.2.2程序文件由各部门负责进行编写。
4.2.3管理性文件由公司办公室或监理部组织编写。
4.2.4技术性文件由公司技术负责人组织编写。
4.2.5 文件的编码按以下规范执行。
a）管理手册
公司的简称
管理手册的简称
代表手册颁布的年份
b）程序文件:
公司的简称
质量、环境、职业健康安全程序的简称
代表程序文件的顺序号
代表程序文件颁布的年份
c）第三层次文件（管理制度类、作业指导书类等等）
公司的简称
代表公司质量、环境、职业健康安全管理制度、作业指导书（现场作业控制类文件）等。
代表部门类别，B：办公室 G：工程部 C：财务部 J：经营部 X：项目部
代表文件的顺序号
d）整合记录：
公司的简称
质量记录的简称、ER环境记录的简称、OR健康安全记录的简称、ZR整合记录的简称
代表此记录的顺序号
e）国家标准、有关的技术文件执行原编号
4.2.6文件的版本依次用A、B、C、D、E┉等表示
4.3文件的审批。
4.3.1管理手册由管理者代表审核，总经理批准。
4.3.2程序文件由各部门负责人审核，管理者代表批准。
4.3.3公司作业管理文件由管理者代表审核，总经理批准。
4.3.4公司作业技术文件由各公司生技工程部组织编制，技术负责人或总工程师批准。
4.4文件的发放
4.4.1管理手册、程序文件、管理性文件及外部文件由办公室确定发放范围，经管理者代表批准后按发放范围进行文件发放。
4.4.2作业技术文件由主管部门确定发放范围，办公室或公司文件管理部门按发放范围进行发放。
4.4.3受控文件的领用，文件领用人应在“文件发放/回收记录”上签名领取注有分发号和加盖“受控”印章的文件。每份文件都有不同的分发号，便于追溯。
4.4.4外来文件的控制:收到外来文件的部门,需要识别其适用性,填写“外来文件收交登记”，由文件归口管理部门统一发放, 外来法律法规用电子版的形式发放。
4.4.5电子文件,由公司列入“有效文件一览表”，统一管理。
4.4.6各部门应把所有和整合管理体系文件的进行有效管理,填写部门受控文件清单。
4.4.7当文件使用人的受控文件破损严重，影响使用时，应到文件管理部门办理更换手续，交回破损文件，补发新文件。新文件的分发号仍沿用原文件的分发号，文件管理员将破损文件销毁。
4.4.8当文件使用人将受控文件丢失后，应办理申请领用手续，填写“文件领用申请单”，作出说明，经部门负责人审核，管理者代表批准，文件管理员在补发文件时应给予新的分发号，并注明丢失文件的分发号作废。必要时将作废文件的分发号通知各部门，防止误用。
4.5文件的更改
4.5.1文件的内容如存在影响体系运行或不能正确指导运行的情况，公司所有员工都可以提出修改意见，填写“文件更改申请单”报送该文件的原审批部门/人审批。
4.5.2文件更改批准后，由该部门把“文件更改申请”报送办公室文件管理员实施更改，文件更改时应注明更改标记和更改生效时间。
4.5.3当原文件审批部门/人已不存在时，文件更改的相应工作由接替其职责的部门或管理者代表组织实施。
4.5.4文件更改的方式
a）修改：当更改的内容不多时，由办公室文件管理员依据“文件更改申请”，组织文件使用部门在相应位置上进行划改，并加盖“修改”章，在文件注明“修改状态”。
b）换页：当修改内容较多时，文件发放部门对相应页重新打印后，对所有在用文件的相应页进行拆换收回旧页。
c）换版：当文件内容大部分需更改且原文件已多次更改影响使用，由发放部门重印新版，进行更换。
4.6作废文件的处理
4.6.1作废文件应由发出部门回收，填写回收文件清单连同作废文件一并交给公司办公室集中保管。文件从各使用现场收回后，应在文件封面上加盖“作废”标记并注明日期，与有效文件隔离。
4.6.2因历史或法律等原因需要参考而保留的部分作废文件，必须经管理者代表批准，在“作废”标记下加盖“参考”章，并注明日期。其余作废文件均由原发放部门收回后列出“文件销毁申请”，经部门负责人批准后进行销毁，并保存清单，交办公室一份。
4.7文件的管理
4.7.1需临时借阅文件的人员，经文件管理部门负责人批准，在“文件借阅/复制记录”上登记后方可借阅文件，借阅者应在指定日期归还文件，到期不归还由文件管理人员收回，原版文件一律不外借，防止文件丢失或损坏。
4.7.2文件管理员在内部整合管理体系审核前全面检查各类在用文件的有效性，检查各使用者手中的文件，发现问题及时处理。
4.7.3必要时，管理者代表组织各部门负责人对现有文件的适宜性和有效性进行评审，并重新进行批准。
4.7.4技术性文件及国家行业标准，相关法律、法规由总工控制。
4.7.5文件复制。处于受控状态的文件和资料，需要时，应提出书面申请，并经主管领导批准方可复制，任何人不得自行复制。复制以后的文件发放应执行4.4规定。
4.7.6各部门和文件持有者应妥善保管好持有的文件，防止损坏和丢失。需存档的文件和资料按“文件档案管理制度”的规定进行存档保管。
4.7.7建设工程文件的管理执行GB50328-2001《建设工程文件归档整理规范》相关规定。
5.相关/支持性文件
5.1《文件档案管理制度》
6.记录
6.1文件发放/回收记录
6.2有效文件一览表
6.3文件更改审批表
6.4文件销毁审批表
6.5外来文件登记表
6.6文件归档登记表
