建筑材料、构配件和设备管理制度
1.目的
为了及时地以合理的价格提供满足要求的用于工程施工项目的建筑材料、构配件和设备,以确保工程质量,特制定本制度。
2.适用范围
本制度规定了与工程施工项目有关的建筑材料、构配件和设备采购管理有关职责、流程和要求。
本制度适用于所有承包工程施工项目物资的采购和供方评价与管理。
3.职责
3.1总经理负责批准合格供方和采购合同的签订。
3.2综合办负责主要建筑材料、构配件和设备的采购;负责供方的评价和选择工作。
3.3工程部负责建筑材料、构配件和设备等采购产品的验收、检验和采购物资的现场管理,并负责一般物资的采购和管理。
4.管理过程要求
4.1采购产品控制的范围
4.1.1工程施工项目所需的建筑材料、构配件和设备。
4.1.2主要建筑材料、构配件和设备由公司统一采购,向工程部调拨;辅助材料由工程部负责采购。
4.2项目所需要建筑材料、构配件和设备需求计划的制订
4.2.1工程部应明确各种材料的需求量、规格、型号、质量要求及供货时间要求。
4.2.2综合办根据工程部制定的“建筑材料、构配件、设备需用量计划“,结合公司各施工项目进度安排,并根据库存情况和已完工程结转材料情况,提出年度主要施工“建筑材料、构配件、设备采购计划”,确定数量、质量、规格、型号等要求及资金需用量。
4.2.3工程部根据项目总的《建筑材料、构配件、设备需用量计划,提前45天编制后期的“建筑材料、构配件、设备需用量计划”,综合办汇总后编制每月的“建筑材料、构配件、设备需用量计划”。
4.3供方的评价和选择
4.3.1根据供方按工程施工项目的要求所提供建筑材料、构配件和设备的能力,以及价格等方面的情况,对供方进行全面评价和选择。评价可采用招标评价、第二方审核、提交的证明材料评价与材料、构配件和设备检验和试用的方式进行。
当采取招标方式选择合格供方时,由综合办负责,组织工程部、财务部参加组成招标小组,制定专门招标方案,编制招标文件,组织实施物资采购招标。
4.3.2评价和选择供方的内容
1)供方提供的物资(建筑材料、构配件和设备)的质量、价格、供货情况是否符合要求。
2)供方是否具有按要求如期、稳定地提供公司所需物资的能力。
3)工程施工项目或货物交付后,供方提供相关服务和技术的支持能力大小。
4)对供方以往供货能力的信息资料。
5)供方的质量管理模式和能力。
4.3.3评价合格供方时,应收集供方的以下相关资料
1)供方营业执照复印件、生产许可证复印件、安全生产许可证复印件、组织机构代码证复印件。
2)供方的货物的产品说明、产品合格证明、出厂检验报告复印件、型式检验报告复印件。
3)其他业绩证明材料。
4.3.4评价和选择的步骤
1)综合办对提供物资的供方按4.3.2规定的内容进行考查和评价,并填写“供方评价表”。
2)管理者代表根据“供方评价表”提供的情况对供方进行评价,做出是否可作为合格供方的审批结论,经批准后的供方,列入“合格供方名录”。
3)对合格供方进行动态管理,由综合办每年进行一次评定,评定后,重新登记:“合格供方名录”。
4.4采购合同签订
4.4.1综合办根据工程部提交的项目“建筑材料、构配件、设备需用量计划”与合格供方签订采购合同。合同中要明确建筑材料、设备、构配件的要求及名称、规格、型号、质量要求、数量以及双方的责任权利和义务、售后服务要求等。
4.4.2采购合同向供方正式发出前,必须经管理者代表批准,以确保发出的采购信息完整、准确。
4.5采购控制
4.5.1采购计划下达
1)物资采购计划由工程部按进度要求编制提交综合办,综合办负责进行采购。
2)工程部按照采购计划的内容,根据施工进度编制“采购单”,在综合办确定的合格供方名录中实施,一般物资由工程部实施采购。
3)“采购计划”编制完成后经相关负责人批准后实施。
4.5.2对供方生产过程的控制
为了确保特殊的、对工程施工项目质量有重要影响的,以及一些不能通过其后检验和试验确定其质量符合性的建筑材料、构配件和设备,综合办组织工程部对供方的设备能力、生产工艺、人员能力、生产流程、原材料进行现场确认和参与控制。
4.5.3采购产品的运输和防护
4.5.3.1采购产品(建筑材料、构配件、设备)的运输由供方负责运到施工现场,按要求做好运输过程中的防护工作,由工程部负责装卸。
4.6采购产品的验证
4.6.1工程部质检员按采购产品(建筑材料、构配件、设备)的要求、“采购合同”和“采购单”确定的验收标准以及相关的施工验收规范进行检验和验证,填写“物资检验单”。仓库管理员根据“物资检验单”核对型号、规格、标识、质量证明文件、数量的符合性,符合要求后办理接收手续。
4.6.2根据规定需要进行抽样检验、现场复试、取样检验,按相关施工规范,由工程部质检员负责实施。
4.6.3如需到供方货源处进行验证的,应在合同中做出规定,并由综合办做出安排,通知相关部门派员进行验证。
4.7采购产品的现场管理
4.7.1采购产品的现场管理,包括出入库、贮存、摆放、隔离、保管、保养、标识、搬运、防护、账目、盘点等,由工程部材料员和仓库管理员负责按不同采购产品,分别设库或区域存放、标识、建立出入库台账、及时办理出入库手续,做到先进先出和账卡物相符。同时做好防火、防盗、防潮和防变质的管理工作。对待安装的设备要做好保养工作。仓库管理员每月应进行一次库存盘点。
4.7.2采购的设备在安装时,需要供方提供技术服务(包括人员培训、现场指导、调试等)的按“采购合同”的规定执行。
4.7.3对于经验证或检验发现不合格的原材料、构配件、设备,按《不合格品控制程序》执行。
5.支持性文件
5.1《不合格品控制程序》
5.2《记录控制程序》
6.记录
6.1建筑材料、构配件、设备需用量计划
6.2采购计划
6.3采购合同
6.4合格供方名录
6.5供方评价表
6.6物资检验单
6.7入库单
6.8出库单
6.9采购单