职业健康安全管理体系的各个要素各有其功能，都是管理系统中不可缺少的。有些体系要素具有较强的管理特色，是任何一个管理体系都应加以考虑的，它们为体系的建立与保持提供了必要的保障。这些要素包括：能力、培训与意识，沟通、参与与协商，文件，文件控制，记录及记录管理。
搞好职业健康安全工作，需要组织的全体人员具备一定的意识和相应的能力。实施职业健康安全管理体系，需要组织的全体人员积极地参与，而这要建立在组合每个成员都意识到积极参与职业健康管理的重要性基础上；同时，组织的每个成员在职业健康安全管理体系的建立及运行过程中都承担着特定职责和任务，要使职业安全管理体系成功运行，每个成员都必须具备完成其工作任务的能力。上述的意识和能力需通过适当的培训和经历获得。
职业健康安全管理体系是由组织的内部因素组成，存在于外部环境中。因此，有关职业健康安全管理体系的内、外部信息交流，是体系有效运行的关键因素。职业健康安全的直接利益对象是组织的内部员工，组织在内部信息交流的一个十分重要的方面就是与内部员工的协商。
只有对职业健康安全管理体系所展开的要素，进行必要的文件化描述，才能使得按照标准建立的职业健康安全管理体系具有实际的可操作性。一般组织的职业健康安全管理体系文件一旦形成，便在组织内部产生了法规效应，它们是组织开展职业健康安全工作的指导性文件。相应地，文件与资料控制也非常重要，很难想象一个文件和资料混乱的管理体系会运行有效。
一个具有可追溯性的职业健康安全管理体系，才能保证充分、适用和有效。记录是保证职业健康安全管理体系具有可追溯性及可验证性的一个重要方式，在有充分、适用的记录同时，在一定期限内妥善保管记录同样也是十分必要的。
