组织应建立、实施并保持文件化程序，有效管理ISO 14001标准要求予以保存的兰文件，从而确保达到以下要求：
一、文件控制的范围
文件控制的范围是指与环境管理体系有关的任何文件。通常可分为组织内部与环境管理体系有关的文件和来自于外部的与环境管理体系有关的文件（如适用的法律法规、污染物排放标准等）。
二、应制定《文件控制程序》，程序中应规定文件控制的要求：
1、在文件发布前应由授权人员批准，以确保文件的正确性、适宜性、充分性和有效性。
2、文件在实施中可能会由于各种情况发生变化（如标准换版，组织结构、产品、过程、法律法规等发生变化），这时有必要对文件进行评审和修订。组织也可根据需要（如持续改进的需要）进行定期评审和修订，若修改需再次批准、发布。
3、应有文件现行修订状态及文件更改状态的识别方法（如：控制清单、一览表以及文件本身的识别符号等）。
4、确保在任何使用处能获得适用文件的有关版本。
5、文件应清晰，易于识别（如对文件进行编号，这样可实现对文件的快速查找）。
6、外来文件一般可包括：有关的法律、法规、标准等。应识别哪些外来文件适用于本组织的产品，并控制其分发和管理，如：跟踪修订状态确保在使用处可及时获得适用文件的有效版本。
7、尽可能将作废文件从所有发放使用场所及时收回或处置，以防止作废文件的非预期使用。若要保留作废文件时，应采用适当的标识方法，例如在作废文件上加盖“作废保留”章。
三、记录是一种特殊类型的文件。
表格的样式的产生及其作废按本条款控制；表格一旦填写上内容，就起到了提供所完成活动的证据的作用，这时就转变为记录的范畴，按记录控制。
d、环境管理体系主要关注效果，组织应把注意力放在对环境管理体系有效实施和环境表现上，而不是放在建立一个繁琐的文件控制系统上。
