采购过程中应该保证采购信息的完整准确

采购过程中应该保证采购信息的完整准确
    ISO9001标准第7.4.2要求公司控制采购信息，以保证采购信息所表达的采购要求是“充分”与“适宜”的。“充分”，可以理解为信息量充足，考虑周密；“适宜”可以理解为这些信息双方理解无误，传达的方式不会出错，符合双方的工作习惯。
    采购员在向供方发出采购信息时，应该保证内容是完整无误的。可以采用一些预防的手段来协助自己避免出错，如格式化的传真表单、电话提醒纲目、请上级主管或其它岗位核实等。复杂的产品，随便电话时说说，很容易出错，给双方带来损失。
    无论与供方沟通是书面的，还是口头的，都应该有采购的记录在案。
    有的时候，提供样品、图纸、模型等来传递信息更为便利，但也应该注意对这些要加注注解，提醒对方注意，以免对方忽略了重要的信息。
    如果企业有管理基础和成本底子，上ERP也是个较好的选择。采购的原辅材料的要求在系统中描述的比较清晰。
    采购信息除了对产品提出要求，还会对过程提出要求，如包装、运输、验收、时间等。