产品订单跟单管理办法
一、目的：
确保产品准时交付及货款的及时回笼，并增强顾客的满意度。
二、适用范围：
产品订单或合同所涉及过程和有关的事项。
三、职责
3.1 跟单员负责公司订单产品实施进度的跟踪、货款催交和交付前后与顾客或其代表的交流与沟通。
3.2 包装管理员负责产品包装及运输车辆有关事项的联络与沟通；并确定产品交付地点（港口码头）、时间和联系方式（人）等信息。
3.3 相关部门在各自职能内做好产品订单跟踪有关事项的配合工作。
四、管理办法：
4.1 跟单信息来源：
4.1.1 与顾客签订产品销售合同或顾客下达采购订单后；执行《合同管理制度》的相关规定。
4.1.2 顾客签订产品合同或下达产品订单后，其中一份应移交给责任跟单员，由接单的责任跟单员签收。
4.2 订单实施过程的跟踪内容和要求：
4.2.1 跟单员自接到产品销售合同或顾客的采购订单时，应制订与该合同或订单相关部门、人员的《项目清单》，应明确与该项目有关的基本信息，工作要求（生产任务）、有关部门或人员的分工及完成时限等内容及跟踪事项；同时应编制该“项目生产任务单”，经总经理批准后下达给产品生产的有关车间。
4.2.2 当项目需过程外包时，由技术或生产部门认定是否需要外包，经总经理批准决定是否外包；需外包时按相关规定对外包进行控制。
4.2.3 “项目生产任务单”内容包括：产品名称、规格和数量，包装、完工时间或入库交货，交货方式等常规信息；若有其他特殊事项或要求，应另行说明；当涉及生产过程时，在项目生产任务单中应在备注栏说明；由承接生产任务的车间负责人签收。
4.2.4 根据合同或订单的产品技术、质量等要求和交付时间，应对生产准备、生产过程、包装入库和产品交付各阶段的时间、数量和质量等情况进行跟踪。
4.3 跟单跟踪的基本要求
4.3.1跟踪内容一般包括生产过程的设施、工装模具的准备状况，原辅料采购（含外包）计划与完成情况，生产投料与生产过程、产品完工和入库、交货等计划进度与计划执行或完成情况的跟踪。
4.3.2订单跟单的跟踪要求：
1) 跟单员应定期对合同或订单涉及的部门进行经常性地交流与沟通，对涉及4.3.1内容应做好跟踪记录。
2) 跟踪记录应体现“项目清单”和“生产任务单”所涉及的内容；并清晰记录各过程要求与具体的工作内容，并评价其结果的符合性。
3) 当跟单过程发现不合格时，应按《不合格品控制程序》处理。
4.4 跟单的其他事项：
4.4.1 按合同或顾客订单的约定，适时与顾客或其代表进行沟通。
4.4.2当发现跟单进度、项目质量等与计划或要求不一致或不能按时交付时，应及时与相关部门进行沟通，并协商相应的补救措施，尽可能满足预定的各项要求。
4.4.3 当因客观原因，确未能满足预定的各项要求时；需评估该事项的风险或预测可能导致的后果。
4.4.4 当该事项跟单员自己有能力处理时，应及时与顾客或其代表沟通，尽可能取得顾客或其代表凉解及圆满的结果。
4.4.5当该事项有较高风险或后果严重时，应及时提出应对措施或方案并报告给总经理；按总经理对方案或措施的处理意见或审批结论进行处理。
4.4.6当订单跟踪过程发生顾客投诉时，按《顾客投诉处理规定》的要求进行处理。
