验厂前的准备工作包括确认外商验厂标准,确认验厂日期、时间和审核员人数,以及按外商的要求准备文件及货物等内容。
一、确认外商验厂的标准
企业仅仅通过了ISO9001 、ISO14001 和SAS8000认证还不够,有关质量、环境和劳工的标准很多,加之客户都会提出一些特殊要求,因此,验厂前一定要针对不同客户,做好充分的准备工作,以确认外商验厂的具体标准。
研究外商的验厂文件(有的文件是自己填写提供给外商的),确认验厂的侧重点(包括质量、劳工标准或环境标准等),确定审核标准和审查范围。
二、确定验厂的日期、时间和审核员人数
外商进入工厂前,一般会提前通知工厂。在确定验厂日期后,外商会安排1-2名审核员,每次审核时间为1-2天,跟踪审核的时间会短一些。
三、按外商要求准备的文件及资料
外商在验厂前,一般会将验厂所需文件清单发给合约厂。
四、模拟审核
外商验厂前,最好安排一次模拟审核。过程和方法应与实际审核相同,尽量发现不合格项,并采取纠正措施。如果有条件,可聘请咨询公司进行指导,或联系有经验的公司进行帮助。
五、安排验厂陪同人员
1、召开首次会议时,公司主要领导及人事部、财务部、品质管理部的负责人均需参加,管理者代表也要参加,以表明公司对验厂工作的高度重视
2、现场检查时,陪同人员可以是行政人员和品质部负责人,同时,要有联络员陪同,以随时通知相关部门负责人到本部门迎接、陪同验厂审核员,并解答审核员提出的问题。
3、文件审核时,陪同人员应包括财务部、人事部负责人及文件档案管理人员,主要领导也应在场,以回答有关工厂运作方面的问题。
4、工人面谈时,管理人员均应回避。如果验厂审核员要求,可派人事文员在谈话室附近做联络工作。
5、管理者代表面谈时,公司其他高层管理人员可在场,对公司的重大方针和政策做必要的解释。
6、验厂审核员在整理文件时,文件档案管理人员应陪同,以了解审核员的需求,若有复印的资料,应及时安排。
7、末次会议的出席人员与首次会议相同。