质量体系文件按期作用，大致分为四类：
一是质量体系的纲领性文件，通常以质量手册的形式出现。质量手册是企业各项质量活动必须遵循的指导体系运行的法规。
它一般包括：企业质量方针，组织机构及其质量职责，各项质量活动的基本控制程序，以及质量手册的管理办法等内容。
二是质量体系的管理文件。
它是各职能部门内部使用的实施细则，包括有关的管理标准、工作标准和规章制度，是对质量手册的补充和支持。
三是具体的产品质量控制方案，通常以质量计划的形式出现。
它往往是针对某项产品、合同或任务，规定专门的质量措施、资源和活动顺序的文件，其具体活动一般包括：质量目标，各环节的职权分配，应采用的程序和方法，修改质量计划的方法，以及为达到质量目标必须采取的其他措施等。
四是技术性文件，即直接指导操作人员按技术规范要求完成质量活动的有关文件，如产品设计图纸、技术规范、工艺规程、检验规程、作业指导书、检验指导书、采购文件等。
此外质量记录也是质量体系的一类重要文件，如设计评审报告，工艺评审报告。供应厂的质量保证能力评估报告、质量成本分析报告、检验设备的检定记录等。这些记录可以证明产品质量是否达到了所要求的质量，以及是否按要求进行了质量控制和监督活动，从而反映质量体系的有效性。同时，通过对这些记录的整理、分析，还可以为质量体系的改进与完善提供依据。
